Routinearbeit automatisieren

Wiederkehrende Verwaltungsarbeit muss erledigt werden – aber nicht unbedingt von Hand. MILES bringt die Werkzeuge mit, um sie zu automatisieren, damit Zeit für das Wesentliche bleibt.

Mit Tags automatisieren

Tags sind Schlagwörter für Personen und Kurse, etwa Abteilung: Lager oder Ersthelfer:in. Sie erleichtern auch das Suchen und Filtern. Vergeben werden Tags einzeln, in der Benutzerliste für viele Personen auf einmal oder gleich beim Einladen. Auch ein HR-System kann sie über die API setzen.

Tags beschreiben Personen und Inhalte ein einziges Mal; Gruppen und Rollen legen fest, wie sie auf jeden Tag reagieren sollen. Wird ein Tag hinzugefügt oder entfernt, ergänzt oder entfernt MILES die dazugehörigen Gruppenmitgliedschaften, Rollen und Bibliotheksinhalte.

Damit das greifbar wird, begleitet uns ein Beispiel durch diese Seite. Es ist nur eine von vielen Möglichkeiten, Tags einzusetzen – weitere Anwendungsfälle folgen weiter unten.

Sarah fängt als Teamleiterin im Lager an. Sie bekommt drei Tags: Abteilung: Lager, Teamleitung: Lager und Teamleitung. Warum zwei Teamleitungs-Tags? Eine Regel reagiert immer nur auf einen einzelnen Tag, deshalb braucht „Teamleitung im Lager“ einen eigenen.

Was sich automatisieren lässt

Gruppenmitgliedschaft

Eine Gruppe kann auf einen Tag reagieren: Alle, die den Tag haben, werden in die Gruppe eingeladen – als Lernende, Tutor oder Manager, auch in Kombination. Wie jede Einladung gilt sie erst, sobald die Person sie annimmt. Bis dahin finden die Manager:innen der Gruppe sie unter den offenen Einladungen.

Bei Sarah lädt die Gruppe Lagersicherheit alle mit Abteilung: Lager als Lernende ein und alle mit Teamleitung: Lager als Manager. Die Gruppe Führungsgrundlagen lädt alle mit Teamleitung als Lernende ein.

Sobald Sarah die Einladung annimmt, bekommt sie die Inhalte und Assessments der Gruppe automatisch – vorausgesetzt, die Gruppe ist dafür eingerichtet (siehe weitere Automatisierungen).

Rollen und Berechtigungen

Auch eine Rolle kann auf einen Tag reagieren: Alle, die den Tag haben, bekommen die Rolle. Über Teamleitung bekommt Sarah die Rolle MANAGER und damit die Berechtigungen, die sie als Managerin der Gruppe Lagersicherheit braucht.

Gut überlegen, welche Rollen so vergeben werden

Wer Benutzer bearbeiten darf, kann ihnen auch Tags geben – und über den Tag jede damit verknüpfte Rolle. Eine Rolle, die Benutzer, Rollen oder Tags bearbeiten darf (etwa ADMIN), sollte nur dann mit einem Tag verknüpft werden, wenn alle, die Benutzer bearbeiten dürfen, dieses Vertrauen genießen.

Gruppenbibliotheken

Tags funktionieren auch bei Kursen. Eine Gruppe kann alle Kurse mit einem bestimmten Tag in ihre Bibliothek aufnehmen.

Die Gruppe Lagersicherheit nimmt alle Kurse mit dem Tag Abteilung: Lager auf. Gibt eine Autorin einem neuen Kurs über Gefahrgut diesen Tag, taucht er in der Bibliothek auf. Weist die Gruppe ihre Inhalte automatisch zu, bekommen ihn alle Lernenden der Gruppe.

Wenn sich etwas ändert

Ändern sich Tags, ziehen die Automatisierungen sofort nach.

Sarah wechselt in den Versand. Statt der Lager-Tags bekommt sie Abteilung: Versand und Teamleitung: Versand. Sie wird automatisch aus der Gruppe Lagersicherheit entfernt und in die Gruppe Versandsicherheit eingeladen, wieder als Lernende und Managerin. Alles, was vom Tag Teamleitung kommt, bleibt, wie es ist.

Sarah verlässt das Unternehmen. Nimmt man ihr die Tags weg, wird sie in einem Schritt automatisch aus allen Gruppen und Rollen entfernt, die sie über die Tags bekommen hat. Nur das Konto zu deaktivieren, lässt die Tags bestehen.

Gut zu wissen:

Wird ein Tag entfernt, nimmt MILES zurück, was er gebracht hat – auch dann, wenn es zusätzlich von Hand eingetragen wurde. MILES merkt sich nicht, wer eine Mitgliedschaft oder Rolle vergeben hat.
Was ein anderer Tag noch gewährt, bleibt. Laden zwei von Sarahs Tags in dieselbe Gruppe ein, bleibt sie Mitglied, solange sie einen der beiden noch hat.
Eine geänderte Regel wirkt sofort – für alle, die den Tag schon haben, nicht nur für Personen, die ihn später bekommen.
Wird ein Tag gelöscht, bleibt, was er gebracht hat. Mitgliedschaften, Rollen und Bibliothekseinträge bleiben bestehen, werden aber nicht mehr nachgeführt. Soll die Wirkung eines Tags aufgehoben werden, wird er zuerst aus seinen Gruppen und Rollen entfernt und erst dann gelöscht.

Automatisierung ist gut, Kontrolle ist besser

Eine einzige Änderung kann viele Personen betreffen. Vor dem Speichern zeigt MILES daher, wer hinzugefügt oder entfernt wird, welche Rollen vergeben oder entzogen werden und welche Inhalte hinzukommen oder wegfallen.

Weitere Anwendungsfälle

Abteilungen sind nur ein Beispiel. Alles, woran sich festmachen lässt, wer was braucht, eignet sich als Tag:

Standorte: Standort: Wien bringt Personen in die Gruppe mit den Sicherheitsunterweisungen des Standorts.
Qualifikationen: Ersthelfer:in lädt zur Erste-Hilfe-Auffrischung ein.
Projekte: Projekt: Neues Werk holt das Team und die Projektdokumentation in eine Gruppe.
Partner: Franchisepartner öffnet die Partnergruppe und vergibt eine Rolle, die auf das beschränkt ist, was Partner brauchen.
Lehrlinge: Lehrlinge 2026 bringt einen Jahrgang in seine Gruppe, Ausbilder:in fügt die Tutor:innen hinzu.

Einrichtung

Regeln liegen bei der Gruppe oder Rolle, zu der sie gehören: in den Einstellungen der Gruppe bzw. auf der Seite der Rolle, im Abschnitt Tags / Automatisierungen. Dort wird ein Tag hinzugefügt und festgelegt, was er bewirken soll: Benutzer automatisch einladen (als Lernende, Tutor oder Manager), Kurse automatisch hinzufügen oder – bei einer Rolle – Rolle automatisch zuweisen.

Was ein Tag bewirkt, zeigt die Tag-Liste: Beim Öffnen eines Tags listet der Abschnitt Automatisierungen alle Gruppen und Rollen auf, mit denen er verknüpft ist. Tags mit Automatisierungen tragen außerdem einen Blitz , der sie von gewöhnlichen Tags unterscheidet.

Wer was einrichten darf:

Regeln bei einer Gruppe: Manager:innen der Gruppe, die Gruppen bearbeiten dürfen.
Regeln bei einer Rolle: alle, die Rollen bearbeiten dürfen.
Tags bei Personen und Kursen: alle, die Benutzer bzw. Kurse bearbeiten dürfen. Die Automatisierungen laufen dann für sie mit – auch in Gruppen, die sie nicht selbst verwalten.

Wer keinen Zugriff auf Tags hat, bekommt von alldem nichts zu sehen. Alles andere funktioniert für diese Personen wie gewohnt.

Eine Gruppe oder Rolle mit einem Tag zu verknüpfen, ist immer ein Abwägen: Wer den Tag vergeben kann, entscheidet ab jetzt mit, wer in die Gruppe kommt oder die Rolle bekommt. Die Organisation gibt ein Stück Kontrolle ab und bekommt dafür die Arbeit abgenommen. Bei Rollen mit weitreichenden Berechtigungen lohnt sich ein genauer Blick.

Weitere Automatisierungen

MILES nimmt noch mehr Routine rund um Gruppen, Assessments und Inhalte ab:

Inhalte für neue Mitglieder

Mit der Automatischen Zuordnung von Inhalten bekommen alle, die einer Gruppe beitreten, deren Inhalte – ohne dass diese einzeln zugewiesen werden müssen.

Assessments für neue Mitglieder

Gruppenmitglieder werden zu den Assessments der Gruppe eingeladen – auch dann, wenn sie erst später dazukommen.

Zertifikate

MILES erstellt Zertifikate und Teilnahmebestätigungen für Assessments, mit Standardvorlagen oder eigenen.

Übersetzungen

Inhalte werden einmal geschrieben. Die Übersetzungen ziehen bei jeder Änderung automatisch nach.

Tags aus dem Identity Provider

Wir planen, dass MILES Tags automatisch aus dem Identity Provider übernimmt, etwa aus den Gruppen in Microsoft Entra ID. Abteilungen und Teams würden dann von selbst zu Tags. Wenn das Ihrer Organisation helfen würde, schreiben Sie uns. Je besser wir die jeweilige Umgebung kennen, desto besser können wir die Funktion darauf abstimmen.

Für Entwickler:innen

Auch über die API gesetzte Tags lösen die Automatisierungen aus, etwa wenn Abteilungen aus einem HR-System synchronisiert werden. Mehr zur MILES API.