Nachweispflichten erfüllen
Wir erklären, wie Unternehmen mit dem LCMS MILES gesetzliche und interne Unterweisungspflichten effizient digital erfüllen, administrativen Aufwand minimieren und gleichzeitig einen hohen Nutzen erzielen können.
Zielgruppe: Geschäftsführung, HR-Verantwortliche, Compliance-Beauftragte, E-Learning-Manager
Einführung
Abschnitt betitelt „Einführung“Trotz jährlich zunehmendem organisatorischem und zeitlichem Aufwand führen vielen Unternehmen Unterweisungen immer noch in traditionellen Präsenzformaten durch. Sie scheuen den Schritt in die Digitalisierung: zu groß erscheint der Aufwand für Inhaltserstellung, Pflege und Administration, zu hoch die Sorge vor Prüfungsstress bei Mitarbeitenden.
MILES nimmt diese Hürden. Als leistungsstarkes Learning & Compliance Management System automatisiert es den kompletten Prozess - von der Erstellung und Aktualisierung der Inhalte bis zur detaillierten Nachweisführung.
Hintergrund
Abschnitt betitelt „Hintergrund“Unternehmen stehen heute unter wachsendem Druck, die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften nachweisbar sicherzustellen. Sie schulen Mitarbeiter:innen daher zu Compliance Themen (Arbeitssicherheit, Hygiene, AI-Act, etc.) oder für Zertifizierungen zur Aufrechterhaltung von Qualitätsstandards (ISO 9001, IFS, HACCP, etc.). Zahlreiche dieser Unterweisungen müssen nicht nur regelmäßig wiederholt, sondern auch lückenlos dokumentiert werden.
Konzeptbeschreibung
Abschnitt betitelt „Konzeptbeschreibung“MILES stellt ein Online-Lernportal bereit, in dem Unterweisungs-Inhalte einfach erstellt, automatisch zugewiesen und vollständig dokumentiert werden können. Die Lösung kombiniert:
- Ein integriertes, intuitives Autorentool, das vorhandene Materialien weiterverwendet.
- Ein flexibles Gruppensystem, um Abteilungen und Teams abzubilden.
- Automatische Benachrichtigungen und Fristenmanagement.
- Automatische und lückenlose Dokumentation und Nachweisführung.
1. Einfach Inhalte erstellen und pflegen
Abschnitt betitelt „1. Einfach Inhalte erstellen und pflegen“- Integriertes Autorentool: Erstellen Sie neue Unterweisungen mit wenigen Klicks – modular adaptierbar für unterschiedliche Zielgruppen oder Organisationseinheiten.
- Wiederverwendung vorhandener Materialien: Nutzen Sie bestehende Dokumente, PDFs, PowerPoint-Präsentationen, Videos etc.
- Schnelle Aktualisierbarkeit: Bei Änderungen oder neuen Standards lassen sich Inhalte jederzeit aktualisieren oder ergänzen.
Keine Abhängigkeit von externen Medienproduzenten - extrem kurze Produktionszeiten.
2. Automatische Zuweisung und Erinnerungen
Abschnitt betitelt „2. Automatische Zuweisung und Erinnerungen“- Flexible Gruppenstruktur: Abteilungen, Standorte oder Teams werden digital abgebildet.
- Einfache Zuweisung: Jede:r Mitarbeiter:in erhält automatisch die notwendigen Unterweisungen.
- Fälligkeitserinnerungen: Das System erinnert selbstständig an Deadlines und informiert das Management über den Erfüllungsgrad.
Minimaler Administrationsaufwand - keine mühsame, zeitintensive Organisation mehr.
3. Softe Wissensüberprüfung – ohne Prüfungsstress
Abschnitt betitelt „3. Softe Wissensüberprüfung – ohne Prüfungsstress“- Interaktive Wissensüberprüfung direkt im Lernprozess: Übungen, Quizfragen oder Aufgaben.
- Optional ergänzende Assessments: für Themen, die eine formale Wissensüberprüfung erfordern.
- Flexible Durchführung: Deadlines, Wiederholungen oder Gültigkeit lassen sich beliebig definieren
- Nachschlagen: Assessment-Inhalte sind nicht nur einmal jährlich nutzbar, sondern jederzeit griffbereit
Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und dennoch vollständige Nachweissicherheit.
4. Lückenlose Nachweisführung für Audits und Zertifizierungen
Abschnitt betitelt „4. Lückenlose Nachweisführung für Audits und Zertifizierungen“- Automatische Dokumentation aller abgeschlossenen Unterweisungen, inkl. Datum, Dauer Gesamt- und Detailergebnissen.
- Alle Ergebnisse lassen sich exportieren, zusätzlich können Zertifikate ausgestellt werden.
- Unterweisungen können in beliebigen Intervalen (z. B. alle 12 Monate) wiederholt werden.
Jederzeit audit- und prüfsicher – ohne manuelle Listenführung.
5. Skalierbar und zukunftssicher
Abschnitt betitelt „5. Skalierbar und zukunftssicher“- Mandantenfähig: Jede Organisation betreibt ihre eigene unabhängige Plattform
- Datenschutzkonform: Hosting nach aktuellen Sicherheits- und Datenschutzstandards.
- Offener Schnittstellenstandard: Daten können in anderen Systemen einfach weiterverarbeitet werden.
- Erweiterbar: auch für alle anderen Wissenstransfer-Formate geeignet: Onboarding, Weiterbildungen, Kundeninformationen, etc.
Eine Plattform für heutige und künftige Lern- und Compliance-Anforderungen.
Einsatzbereiche
Abschnitt betitelt „Einsatzbereiche“Compliance & Datenschutz
DSGVO-, AI-Act- oder Ethikrichtlinien schnell und nachvollziehbar unterweisen.
Qualitätsmanagement
Normvorgaben (z. B. ISO 9001) auditfähig dokumentieren.
Arbeitssicherheit & Hygiene
Pflichtschulungen jederzeit aktuell und revisionssicher durchführen.
Onboarding
Neue Mitarbeitende ohne Zeitverlust in alle relevanten Vorschriften einarbeiten.
Vorteile & Herausforderungen
Abschnitt betitelt „Vorteile & Herausforderungen“Vorteile
Abschnitt betitelt „Vorteile“- Minimale Administration durch Automatisierungen
- Schnelle und flexible Inhaltserstellung und Anpassung
- Lückenlose Nachweise für Audits und Zertifizierungen
- Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden durch sanfte Lern- und Prüfungsformen
- Skalierbare Lösung für zukünftige Anforderungen
Was bleibt zu tun?
Abschnitt betitelt „Was bleibt zu tun?“- Initiales Setup: Abbildung Ihrer Organisations-Einheiten und Inhalte
- Qualitätssicherung der Inhalte bleibt eine wichtige Aufgabe
Zusammenfassung
Abschnitt betitelt „Zusammenfassung“Mit MILES können Unternehmen alle gesetzlichen und internen Unterweisungspflichten digital, effizient und rechtssicher umsetzen. MILES macht aus Pflichtunterweisungen einen automatisierten Prozess mit echtem Mehrwert – für HR, für Compliance, für das gesamte Unternehmen.